En raison de la crise sanitaire, ce rendez-vous obligé entre le salarié et son manager se tient de plus en plus en visioconférence.

Stéphane est acheteur dans la distribution. Depuis plusieurs semaines, il télétravaille trois ou quatre jours par semaine. En décembre, pour la première fois depuis huit ans qu’il est dans l’entreprise, il a effectué son entretien annuel à distance.

« Les sujets n’ont pas manqué, raconte-t-il. Avec mon supérieur hiérarchique, nous sommes revenus sur les multiples obligations induites par la crise sanitaire. L’entretien était beaucoup plus général que les années précédentes. »

Pour ce rendez-vous obligé, le risque est souvent que le collaborateur soit un peu sur ses gardes tandis que le manager veille à choisir ses mots. Cette année, la crise sanitaire est le sujet de discussion qui s’impose immédiatement.

S’il est réalisé à distance, l’entretien introduit aussi de nouveaux codes, ceux de la maîtrise de l’outil numérique. Pour le salarié, la barrière de l’écran ne doit pas freiner la double exigence d’être à l’écoute et d’afficher son dynamisme.

Points positifs et points à améliorer

L’entretien d’évaluation, qui est annuel, permet de dresser un bilan de l’année écoulée et de s’accorder sur des objectifs pour celle à venir. L’entretien professionnel aborde les souhaits d’évolution et de formation.

« Mais dans les faits, les deux procédures se superposent souvent, souligne Marie-Laure Hag, responsable du conseil RH pour le cabinet GMBA. L’entretien professionnel doit se dérouler au moins une fois tous les deux ans. » Cette année, à cause du coronavirus, le délai a été repoussé jusqu’au 30 juin 2021 pour les entretiens qui auraient dû se tenir avant le 31 décembre 2020.

Tenir compte des habitudes

Depuis l’extension du télétravail, la possibilité pour ces rendez-vous de s’effectuer à distance gagne du terrain. Ce qui n’est pas toujours facile pour les salariés.

«Les évaluations sont des échanges sensibles, rappelle Marie-Laure Hag. Pour des collaborateurs qui ont un peu peur de ce rendez-vous important et qui ont besoin de valider leurs propos par le regard de l’autre, rien ne remplace le présentiel.»

A contrario, des personnalités plutôt introverties et impressionnées par un échange en face à face apprécieront la barrière de l’écran. « Il n’y a pas de règles, souligne Laure Hag. Il faut donc s’adapter en fonction des desiderata des salariés et des habitudes de l’entreprise. » Dans les grands groupe, les entretiens annuels ou d’évaluation sont plus formel que dans les ETI et les PME.

Un bon tour d’horizon

En règle générale, ce type d’entretiens dure entre une heure et une heure et demie. «Ce format est normalement suffisant pour faire un bon tour d’horizon, au-delà, le propos perd en intensité», reprend Marie-Laure Hag.

L’expérience prouve, surtout dans les petites structures, que les managers ont souvent du mal à libérer du temps pour ces échanges. En cela, le Covid a du bon, avec plus de souplesse dans la gestion de l’emploi du temps.

« Cette marge de manœuvre est précieuse car l’époque est difficile et ses difficultés rendent indispensable une meilleure écoute du salarié», ajoute Marie-Laure Hag.

Des attentes supérieures en 2020

L’entretien est d’autant plus important cette année que les salariés ont, plus que jamais, besoin d’être écoutés. Selon un sondage de Welcome to the Jungle réalisée auprès d’un millier de salariés, 31% des salariés ont plus d’attentes cette année (par rapport aux années précédentes).

Mais plus de trois personnes sur 10 regrettent de ne pas pouvoir s’exprimer librement pendant les entretiens annuels. Elles regrettent le déroulement trop vertical et pas assez participatif. Bref, il n’y aurait pas assez d’échanges.

Les attentes des salariés concernent aussi les suites des discussions : 70% des personnes interrogées souhaiteraient que des actions concrètes soient rapidement mises en œuvre pour illustrer leur portée.

Les pistes d’amélioration ne manquent pas, à l’image des nombreux sujets susceptibles d’être abordés : qualité de vie au travail, projection dans l’organisation, analyse des situations…. Parler puis agir, cette exigence ne concerne pas que les entretiens annuels

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WhatsApp, Zoom, Slack… Ces outils de communication qui vous épuisent.

Pendant le confinement, avec la généralisation du télétravail, l’utilisation des multiples canaux de communication a explosé.

Parfois intrusive et souvent chronophage, cette ultraconnexion, avec sa cohorte d’alertes et de notifications, peut pousser au stress et à la saturation.

«J’ai 7 groupes Teams actifs, 8 groupes WhatsApp familiaux et amicaux, des mails incessants…» Depuis le début de la pandémie de Covid-19, et surtout avec la généralisation du télétravail, vous êtes nombreux à vivre au rythme de notifications incessantes, qu’elles soient professionnelles ou personnelles.

Depuis deux mois, cette mère de trois enfants vit quasiment sans frontière entre sa vie personnelle et professionnelle.

Entre les blagues de ses amies, les nouvelles de sa famille ou encore les groupes WhatsApp de parents d’élèves de l’école de ses enfants, les notifications personnelles se superposent sans discontinuer à celles des différents échanges professionnels sur la plateforme collaborative utilisée par son entreprise.

L’impact de cette logorrhée virtuelle, démultipliée pendant le confinement, est très néfaste.

Tout d’abord, cette multiplication des notifications est synonyme de perte de temps: à chaque fois que votre attention est détournée, vous mettez deux minutes pour vous concentrer à nouveau sur ce que vous faisiez auparavant. Imaginez que vous receviez 30 notifications dans la journée – ce qui est finalement peu -, vous avez déjà perdu une heure.

«Mon sommeil s’est dégradé»

Autre conséquence, plus épuisante à moyen terme, le stress induit par ces alertes multiples émanant d’un smartphone ou d’un ordinateur. À chaque notification, votre cerveau se met en mode “alerte” et produit de l’adrénaline. Conséquence: une hausse importante du niveau de stress.

C’est ce que ressent Rita, enseignante dans un lycée, qui doit gérer son fils de 12 ans avec un mari urgentiste, donc absent la plupart du temps. «Il y a une overdose de tout cela, entre les messages des amies et de la famille, les cours en lignes à donner, et mon fils qui était en permanence sur son téléphone, raconte cette quadragénaire. À tel point que, certains jours, j’étais à bout, et mon sommeil s’est dégradé. Parfois, le soir, j’ai juste envie de m’asseoir et de regarder le ciel.»

Thomas, directeur financier d’un site internet, parle même d’«agression continue». À 50 ans, ce père de famille a pourtant l’habitude des réunions et de la gestion des équipes à distance.

«C’est la multiplicité des flux qui est épuisante : pour ce qui est des messages professionnels, on a nos mails, Slack et WhatsApp. On est sur plusieurs conversations immédiates en continu, ça n’arrête pas, parfois on a l’impression d’étouffer…»

Tout cela «crée une impression d’engorgement », résume Thomas, qui a constaté que, parmi ses collaborateurs, ceux qui ont travaillé à temps plein se sentent beaucoup plus fatigués après deux mois qu’en mode de travail normal.

Sans parler des réunions en visioconférence que de nombreux salariés ont enchaînées pendant le confinement, amenant certains au bord de l’épuisement. «J’enchaîne souvent six ou huit réunions non-stop au cours de la journée, raconte ce cadre. En plus, même quand vous ne participez pas à une conversation, vous recevez le fil de conversation que les participants, parfois jusqu’à 50 à la même réunion, écrivent au cours de la réunion.»

Les réunions continues en visioconférence peuvent être très fatigantes à la longue : elles sont souvent polluées par des bruits parasites, comme les bruits de clavier, de papiers, ou encore… les enfants. Mais, surtout, on ne croise pas le regard de son interlocuteur, car, pour cela, il faut regarder la caméra, qui est en haut de l’ordinateur, et ce n’est pas naturel.

Les groupes WhatsApp, les apéritifs Zoom parfois quotidiens, l’application Houseparty… Pour de nombreux Français, cette fenêtre numérique sur l’extérieur a pourtant été, pendant ces 55 jours de confinement, un lien social virtuel qui leur a permis de «tenir».

Le sentiment, presque l’obligation, qu’il fallait rester en contact avec ses proches, mais aussi l’ennui, a entraîné une explosion des messages et des vidéos, qui est venue se superposer à des journées de «tchat» avec collègues ou clients. Les blagues postées sur un groupe WhatsApp faisaient office d’une pause-café au bureau, impossible pendant ces deux mois.

Cadre dans une société informatique et mère de trois enfants, dont un dernier de 18 mois, Coralie a bien constaté une explosion des conversations personnelles via WhatsApp. «En réalité, cela m’a détendu au cours du confinement!, reconnaît-elle. J’avais un grand besoin de communiquer avec mes proches qui étaient à distance. En plus, j’avais des amies seules ou divorcées avec des enfants pour lesquelles ces petites blagues et conversations étaient une bouée de sauvetage, donc je m’obligeais aussi à répondre.»

Même si elle avoue avoir été parfois «polluée» par des messages incessants, elle ne sait plus trop ce qui la dérangeait dans son travail entre son fils de 18 mois et ces multiples messages. «J’ai toujours été très connectée, lance cette trentenaire dynamique. Ce ne sont pas les notifications et mails professionnels qui ont augmenté, car mon équipe travaille sur trois sites, et nous étions déjà quasi constamment sur Teams.» Elle admet cependant que, lorsqu’elle a un travail de fond à réaliser, elle s’y met le soir, car les interactions sont moins importantes et, surtout, elle est moins dérangée par son fils.

La solution pour éviter la saturation et l’épuisement: «Couper ses alertes est indispensable, insiste Laurence Einfalt. Il faut se réserver des pauses et des moments bien balisés dans la journée pour les consulter. Par exemple, toutes les heures ou les demi-heures.» Difficile pour certains, notamment les plus jeunes, qui ont peur de rater une information ou un message couramment appelé «FoMO», pour «Fear of Missing Out».

«Je consulte très peu mes messages perso pendant que je travaille, confie Hélène, salariée dans un groupe pharmaceutique. Du coup, même si je participais à des groupes familiaux et amicaux et que le nombre de conversations Teams avait augmenté, je n’ai pas eu une impression de saturation.» Ce qu’elle a regretté, c’est «cette vie 100% numérique» qui « empêche l’informel dans les relations professionnelles, en marge d’une réunion ou autour d’un café, et qui parfois peut faire avancer les choses».

-> La suite avec ma chronique de demain :

L’option déconnexion, y avez-vous pensé ?

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